Что такое аутсорсинг ИТ услуг – плюсы и минусы, виды, как подобрать компанию

it-outsorsing

Что такое IT-Аутсорсинг и для чего он нужен?

Это частичная или полная передача в специализированную компанию разработку, сервис и поддержку своей IT-инфраструктуры. Сюда относиться разнообразные виды деятельности ИТ – от приходящего компьютерного мастера для ремонта техники, установки или обновления программного обеспечения, до проектирования и монтажа инфраструктуры ИТ с нуля, оптимизация существующей, проверка безопасности сети и многое другое связанное с компьютерными сетями, серверами и компьютерами.

IT-аутсорсинг позволяет частично или полностью вывести за штат связанные с ИТ обязанности. Квалифицированные специалисты выполняют задачи, без больничных, отпусков и налогов, освобождая дополнительное время и людские ресурсы для развития основного направления бизнеса. Отпадает необходимость поиска сотрудников при расширении задач и ИТ инфраструктуры.

Случаи когда ИТ аутсорсинг может быть полезен:

  • При открытии нового бизнеса – для профессиональной консультации, расчета и проектирования необходимой инфраструктуры, отсутствие в штате на начальном этапе целого отдела;
  • Для фирм с ИТ персоналом низкого уровня – когда штатные специалисты не справляются с появившимися обязанностями в развивающейся компании, из-за низкой квалификации.
  • Для больших компаний – привлекая сторонних профессионалов в сложных проектах, для повышения качества IT-работ.

Качественная поддержка и обслуживание IT-инфраструктуры позволяет избежать проблем и остановок целых направлений бизнеса (например временное прекращение работы сервера 1с, остановит торговое направление полностью).

Ограничение для использования ИТ-аутсорсинга только одно, заказчик должен быть юридическим лицом или ИП (как легко открыть ИП читайте тут). Компьютерная техника, сети, программное обеспечение, имеют свой ресурс и требуют ремонта, обновления и модернизации. Компания, взявшая на себя обязанности IT обслуживания на себя, обеспечивает бесперебойную работу, аудит и профилактику всех систем вверенных им.

Популярные виды аутсорсинга в ИТ

Все виды аутсорсинга в IT основываются на использовании высоких технологий и заключаются в настройке, ремонте, аудите, администрирование и разработке процессов.

Полный ИТ-аудит

Проведение комплексного анализа и оценки состояния IT инфраструктуры заказчика. Позволяет выявить риски и угрозы, варианты сократить расходы на содержание, повысить эффективность и получить рекомендаций по оптимизации IT-инфраструктуры. Часто проводится перед переходом на IT-аутсорсинг полностью или отдельного направления.

Абонентское обслуживание компьютеров и сетей

Весьма распространенный вид делегирования части обязанностей по обслуживанию сложного компьютерного и сопутствующего оборудования. Ремонт, настройка нового IT-оборудования передается в руки специалистов, не состоящих в штате. Если в штате нет специалистов, а как водится в небольших фирмах кто хоть, что-то понимает тот и делает. Лучше избежать проблем с дорогостоящим высокотехнологичным оборудованием и передать его на IT-аутсорсинг профессионалам.

Внешнее обслуживание серверов

Большинство предприятий имеют базу данных, без нее немыслим современный бизнес. База данных подразумевает наличие сервера для ее хранения, у небольших компаний на арендованных серверах, у крупных компаний имеются собственные серверные помещения с дорогостоящим оборудованием. Отладка, поддержание и администрирование такого сложного оборудования возможна только квалифицированными сотрудниками. Если по каким–то причинам вы не имеете в штате специалистов в области администрирования серверов, всегда можно передать на ИТ-аутсорсинг обслуживание ваших серверов.

Удаленный системный администратор

Системный администратор следит за состояние вашей IT-инфраструктурой, поддерживает ее в рабочем состоянии. В его задачи входят уровни доступа пользователей, работоспособность приложений у сотрудников. Большая часть задач решается удаленно, лишь в некоторых случаях необходимо его личное присутствие. Рассмотрите вариант услуг IT-аутсорсинга как удаленный системный администратор, естественно стоит прибегать к его услугам при значительной экономии по сравнению со штатным специалистом.

Программист

Программирование и разработка или улучшение необходимого программного обеспечения. Содержание программиста не обоснованно, если его услуги требуются время от времени. Следовательно, задачи по созданию или усовершенствованию специализированных программ лучше направить сторонним программистам и оплачивать только производимую работу.

Поддержка и обновление 1С

Мало какой бизнес в России обходится без использования программ 1С. Продукты фирмы «1С» задействованы в большинство бизнес-процессов. Но что бы все работало как часы недостаточно установить программу из коробки. В большинстве случаев программу нужно настраивать и конфигурировать под определенные нужды. Также производить периодическое обновление.

С такими задачами не справится рядовой специалист, необходим сотрудник, разбирающийся во всех тонкостях продукта. Обычно штатные программисты 1С влетят в копеечку. Большая часть некрупных предприятий отдает настройку и дальнейшую поддержку программ 1С на аутсорсинг.

Администрирование сайтов

На сегодняшний день даже самое маленькое предприятие имеет собственный сайт для привлечения новых клиентов. Не имеет значения деятельность, оптовая или розничная торговля, оказание услуг, B2B, представление себя в интернете необходимо большинству предпринимателей. Размешенная на нем информация, цены, новости, контакты, привлекает дополнительный приток клиентов и увеличивает привлекательность в глазах покупателей.

Для полноценной работы сайта, нужно постоянно работать над ним, обновлять информацию, улучшать дизайн, писать статьи и описания, улучшать СЕО показатели.

Администратора качественно выполняющего все необходимые функции не так легко найти. Существуют фирмы со специалистами занимающиеся данным направлением IT-индустрии и берущие на себя все работы связанные с ведением и функционалом сайтов.

IP-телефония и АТС

Применение IP-телефонии в офисе требует IT-специалиста в этой сфере, поддержание работоспособности и настройка требует специфических знаний. Для некрупных фирм имеет смысл отдать эту область на аутсорсинг в IT-компании.

Плюсы и минусы IT-аутсорсинга

Основные преимущества IT-аутсорсинга и его недостатки

Плюсы

  1. Экономия – Во многих случаях услуги ИТ-аутсорсинга дешевле содержания собственного IT-отдела. Экономия заключается не только в заработной плате, больничных, отпускных и дополнительного помещения для рабочих мест. IT-индустрия развивается стремительно и необходимо постоянное обучение собственных специалистов, а это приличные затраты.
  2. Профессионализм и опыт – За счет обслуживание многих фирм с разнообразными проектами сотрудники аутсорсинговых компаний накапливают гигантский опыт. Благодаря узкоспециализированной направленности каждого сотрудника, знаний и опыта в своем сегменте, работы выполняются качественно и быстро.
  3. Ответственность и гарантии – этот пункт зависит от правильно составленного договора, обязательств и ответственности. Как правило, аутсорсер отталкивается не только от договора, но и дорожит репутацией, ведь их бизнес рассчитан на долгосрочное сотрудничество, а не на разовое выполнение работ. Качество исполнения каждого сотрудника оценивает вышестоящие руководство, а не только заказчик.
  4. Бесперебойность работы – В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте, больничный, отпуск, он автоматически заменяется равноценным, благодаря большому штату.

Минусы

  1. Ревность и конфликт со стороны штатных сотрудников, в результате чего возможен саботаж и замедление работ.
  2. Всегда остается шанс выбрать недобросовестного подрядчика, получение ущерба по причине неквалифицированного персонала и неисполнения обязанностей.
  3. Возможность что штатные сотрудники могут стоить дешевле. Всегда надо производить расчеты основываясь на стоимости и качестве.

Как перейти на ИТ аутсорсинг

Как подготовиться и безопасно перейти на аутсорсинг в IT

Подготовка и выбор необходимых услуг для передачи IT-подрядчику

Частичный или полный переход на IT-аутсорсинг требует предварительной подготовки и расчетов. Необходимо определится, какие виды работ, по каким причинам вы хотите передать на выполнение подрядчикам. Основными причинами перехода чаше всего экономическая выгода или качество и скорость выполнения зависящих напрямую от квалификации штатных айтишников.

После определения конкретных направлений деятельности, определите, что придется изменить в деятельности, как вы видите управление и контроль, обозначить конкретные цели и задачи необходимые для реализации. Все это необходимо для составления договора и избежание недопонимания и споров в дальнейшем сотрудничестве с подрядчиком.

Во многих серьезных фирмах есть бесплатная услуга аудита, после которого вам предоставят план дальнейших действий и развития вашего IT-отдела. Естественно вы можете вносить в него свои правки и изменения.

Критерии выбора подрядчика

При выборе компании для делегирования IT направления, обратите внимание на основные факторы:

  • Время существование на рынке и отзывы клиентов.
  • Квалификация персонала.
  • Виды коммуникации и скорость реагирования на обращения.
  • Ответственность за неисполнение сроков и обязанностей, четко прописанные в договоре.

На что стоит обратить внимание в договоре в первую очередь:

  • Полный перечень процессов переданных на обслуживание, за которые несут ответственность сторонние специалисты;
  • Виды контроля, отчетности и ее периодичность;
  • Штрафные санкции за неисполнения сроков или качества работ;
  • Возможность досрочно расторгнуть договор в одностороннем порядке.

Контроль процессов

Многое зависит от человеческих и профессиональных качеств закрепленного за вами менеджера, это тот человек, с которым вы будете непосредственно контактировать по всем вопросам и проблемам. Его прерогатива — клиент должен быть счастлив (в хороших организациях), настойчиво предлагать вам дополнительные платные услуги (отказываемся от всего ненужного, но без этого никак).

Постоянный контроль состоит из:

  • Проверка периодичной отчетности о выполнение поставленных задач и расходе средств.
  • Совещания с сотрудниками для оценки.
  • Решение неизбежно возникающих трудностей из-за просчетов и ошибок.

Советую раз в квартал оценивать для себя сотрудничество с подрядчиком по следующим критериям:

  • Легче или сложнее стало управление переданными на аутсорсинг ИТ задачами.
  • Скорость реагирования на повседневные и срочные задания.
  • Легкость общения и решения конфликтов с представителем подрядчика.

Если вы выбрали токового аутсорсера, то много контроля не понадобится, чем меньше вы незапланированно общаетесь с представителем компании, тем она толковее.

Полезные советы

Опыт бесценен.

Сотрудничая со многими организациями продолжительное время, накопив опыт решения многочисленных проблем и задач, подрядчики знают решение многих распространенных задач и умеют оптимизировать деятельность. Стоит прислушиваться к предложениям исходящим со стороны аутсорсера, естественно оценивайте их критически. Консультируйтесь о возможности экономии с помощью новых технологий, IT-технологии развиваются семимильными шагами.

Долгосрочные контракты со скидкой.

После года сотрудничества, при приемлемом оказании услуг, предложите долгосрочный контракт при условии предоставления скидок. Конкуренция на рынке достаточно высока, если вы себя зарекомендовали как надежный и не проблемный клиент, фирма-аутсорсер пойдет на многое для удержания вас.

Отсейте ненужные услуги.

Анализируйте предложенные услуги, как показывает практика, 10-15% из них бесполезны. Не бойтесь оспаривать и отказываться от предлагаемых к делегированию дел в договоре.

Заключение

Подведем итог. В определенных обстоятельствах передача IT-инфраструктуры на аутсорсинг выгодна как финансово, так и в минимизирование рисков. Добросовестный подрядчик с опытом поможет получить максимум преимуществ, взяв на себя часть трудностей.

Summary
Что такое аутсорсинг ИТ услуг – плюсы и минусы, виды, как подобрать компанию
Article Name
Что такое аутсорсинг ИТ услуг – плюсы и минусы, виды, как подобрать компанию
Description
Это частичная или полная передача в специализированную компанию разработку, сервис и поддержку своей IT-инфраструктуры. Сюда относиться разнообразные виды деятельности ИТ – от приходящего компьютерного мастера для ремонта техники, установки или обновления программного обеспечения, до проектирования и монтажа инфраструктуры ИТ с нуля, оптимизация существующей, проверка безопасности сети и многое другое связанное с компьютерными сетями, серверами и компьютерами.
Author
Publisher Name
Mos-Business
Publisher Logo