Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы, минусы, как выбрать компанию

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и когда его используют

Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это частичная или полная передача обязанностей бухгалтерии для ведения сторонним компаниям, специализирующихся в данной области.

Не путайте аутсорсинг с приглашением нештатного бухгалтера. Он, как правило, выполняет одноразовые задачи, а аутсорсинг выполняет регулярные и текущие дела на постоянной основе.

Бизнес в России давно вышел из теневой стадии становления и принял цивилизационный облик, существующий по экономическим законам. Это подтолкнуло появление узкоспециализированных организаций, помогающих бизнесменам и берущих на себя определенные этапы хозяйственной деятельности.

Более подробно о понятии аутсорсинг и его видах читайте в отдельной статье. Отрасль с развитием, разделилась на отдельные направления, одним из них является бухгалтерский аутсорсинг. В России спрос появился, когда бизнесмены начали изучать зарубежные методы ведения бизнеса и открыли для себя экономию при делегировании не профильных задач специализированным фирмам.

Передача ведения бухгалтерского обслуживания на аутсорсинг используется для оптимизации бизнеса, особенно это актуально в период кризисов и снижения роста экономики. Она помогает сконцентрироваться на развитии основной деятельности, снизить риски и, в большинстве случаев для снижения финансовых затрат.

Главные причины перехода:

  • снижение рисков из-за ошибок (различные взыскания: штрафы, пени);
  • экономия бюджета за счет снижения числа сотрудников;
  • небольшой доход, не позволяющий содержать все необходимые службы;
  • не возможность размещения из-за маленького помещения офиса;
  • филиалы в других регионах;деятельность иностранных компаний.

Основные виды и функции бухгалтерского аутсорсинга

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Виды

Развитие индустрии и спрос на услуги со временем выделило основные виды:

  1. Консультирование. Данный вид услуги производит контроль деятельности бухгалтерии. Применяется в основном перед продажей бизнеса или переоформлением, консультации иностранных компаний по нормам и законам страны, перед проверками государственных контролирующих органов.
  2. Выборочный или частичный аутсорсинг. Передача только части функций бухгалтерии сторонней специализированной организации. Передаются определенные обязанности исходя из интересов и нужд владельца. Обычно это подготовка отчетности в налоговую инспекцию, расчет заработных плат с использованием KPI (ключевые показатели эффективности), все функции разберем ниже. Используется для оптимизации собственной бухгалтерии.
  3. Полный аутсорсинг. Представляет собой сто процентную передачу ведения бухгалтерского учёта, все его обязанности без исключения. Подходит начинающим бизнесменам (читайте как открыть свой бизнес с нуля) и позволяет не содержать в штате бухгалтера;
  4. Главный бухгалтер с правом подписи. Передача обязанностей главбуха сторонним специалистам, без подписи сотрудника, являющимся вашим главным бухгалтером, не проходит ни одно движение средств. Он вносит коррективы в документы, принимает отчетность и берет на себя контроль.

Функции

Если какие-то функции вы не можете передать для ведения представителям другой организации по каким-то причинам. Есть возможность воспользоваться частичным аутсорсингом бухгалтерии. В определенных обстоятельствах частичное делегирование выгоднее и безопаснее. Давайте разберем основные функции по-отдельности.

Ведение и систематизация первичной документации

Это обработка первичных документов отчетности, необходимыми для подготовки пакета документов для налоговых и финансовых проверок. Пример: товарная накладная, выдача наличных под отчет, счет-фактура, кассовые ордера, товарный чек, акт зачета взаимных требований.

Оформляет новую и приводит старую документацию в порядок в соответствии с законодательством, если имеются несоответствия, отслеживает изменения в нормах. Это очень важно при плановых и внеплановых финансовых проверках, что чревато штрафами, арестами счетов и другими трудностями с контролирующими органами.

Подготовка первичного регистра бухгалтерского учета

Документ с систематизированными данными из первичной документации. Это подготовительный этап к составлению отчетности, в нем систематизируются в виде таблицы операционные данные хозяйственный операций организации.

Автоматизация учета

Бухгалтерский учет предприятия использует большое количество документов. Для поддержания порядка в них и уменьшения количества сотрудников, была придумана автоматизация документооборота, в бухучете она стала хорошим подспорьем.

Постоянные изменения законодательства и обновления версий программ создаёт сложности. Делегирование этих задач фирме специализирующейся на бухгалтерии, снимает возникающие затруднения. Такая фирма всегда в курсе обо всех изменениях и новшествах и быстро реагирует, применяя их.

Первичная документация

Для финансовой отчетности документация должна быть оформлена безупречно. Это возможно если первичные документы обрабатывают профессионалы, знающие все нормы и правила. Ошибки и не соблюдение норм государства грозит серьезными проблемами минимум это штрафные санкции, а максимум уголовное преследование.

Ввиду нехватки специалистов или не способности содержать их в штате, работу с документацией передают сторонним профессионалам из другой организации.

Подготовка и сдача отчетности в налоговые органы

В законодательстве России существуют жесткие правила касающиеся сроков и формы подачи документов для уплаты налогов. Не соблюдение правил прописанных в законе наказуемо.

Организация предоставляющая услуги аутсорсинга, соблюдая все необходимые требования и следуя стандартам, подготавливает необходимый пакет документов и сдает его в налоговые органы

Как выбрать надежную компанию

Передача бухгалтерского учета специализированной компании, ответственный шаг. Руководитель должен быть уверен, что сотрудничество принесет выгоду, а не навредит бизнесу. Соблюдение определенных правил и проявление бдительности, снизит риск выбрать недобросовестную фирму. Давайте рассмотрим советы на что стоит обратить внимание.

Гарантия конфиденциальности

Очень важное требование к фирме подрядчику. Занимающиеся бухгалтерией люди получают доступ к информации, касающиеся всей вашей деятельности, станут известны все ваши контрагенты, поставщики и методы развития.

Поэтому пункт о конфиденциальности и безопасном хранении полученной информации, должен присутствовать обязательно. Так же желательно указать отсутствие доступа посторонних лиц к документам и допуск к работе с ними.

Опыт и стаж на рынке

Продолжительное по времени ведение деятельности на рынке услуг аутсорсинга показывает ее состоятельность. Существенная конкуренция со временем отсеивает непрофессионалов. Соответственно чем больше стаж подрядчика, тем меньше шанс нарваться на недобросовестного представителя услуг.

Что бы удержаться на рынке в условиях конкуренции, фирма должна держать высокую планку качества и мгновенно исправлять все недочеты в работе.

Наличие положительных отзывов о работе

Изначально обратите внимание, с какими известными фирмами уже сотрудничает фирма-аутсорсер, эту информацию не скрывают, ее указывают на официальном сайте для привлечения новых клиентов. Так же дополнительно смотрите мнение независимых клиентов на профессиональных форумах, социальных сетях и из других открытых источников.

Не маловажным являются личные рекомендации, поговорите со знакомыми имеющими опыт сотрудничества. Обращайте внимание на отрицательные отзывы, положительные моменты больше субъективны и не всегда отражают реальную картину.

Полезные советы по переходу на аутсорсинг бухгалтерского учета

Доверяй, но проверяй

Передовая посторонним такое ответственное направление как бухгалтерский учет, вы должны доверять им. Но доверие без возможности полноценного контроля для бизнеса это нонсенс. Контролирование должно быть оговоренным и четко прописанным в договоре.

Укажите, какие именно виды отчетов и с какой периодичностью обязаны вам предоставлять, дополнительные методы контроля и коммуникации по интересующим вас вопросам.

Вы как заказчик не только имеете право, но и обязаны быть в курсе действий подрядчика. Главное не скатится в паранойю, это обесценит пользу от аутсорсинга.

Разграничение ответственности

Чаще всего в стандартном договоре уже предусмотрена ответственность подрядчика за качество и своевременность выполнения делегированных работ. В случае нарушения (ошибки в отчетности, не соблюдения сроков), штрафы, пени, судебные издержки будет оплачивать исполнитель.

Заказчик обязуется вовремя и в полном размере оплачивать услуги и предоставлять всю необходимую документацию.

Обязательно проверяйте ответственность сторон, вносите изменения при необходимости. Это станет залогом безопасного и успешного сотрудничества для обеих сторон.

Четкие временные сроки

На переговорах с исполнителем необходимо оговорить и в дальнейшем зафиксировать договором ограничение по времени, частоту и продолжительность на каждое из дел. Для примера: сдача отчетности в налоговую инспекцию, проведение совещаний с представителем исполнителя, проведение проверок, предоставление отчетов и другие необходимые функции.

Планирование сделает сотрудничество максимально предсказуемым и предотвратит возникновение разногласий.

Плюсы и минусы

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерского учета

Для принятия решения о частичной, а тем более полной передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг руководитель должен учитывать все достоинства и недостатки перехода. Давайте разберем основные положительные и отрицательные моменты такого решения.

Плюсы

  • Экономия на содержании штатного отдела. Снижение затрат происходит из следующих моментов: заработная плата сотрудникам, дополнительное помещение и оборудование, дорогостоящее программное обеспечение, обучение персонала.
  • Уровень подготовки специалистов. Как правило, в специализированных аутсорсинговых компаниях сотрудники имеют высокий уровень подготовки, обладают огромным опытом, по необходимости проходят курсы повышения квалификации. Ведь в таких фирмах профессионализм это главный инструмент получения прибыли и гарантия долгосрочных контрактов.
  • Освобождая временные и финансовые ресурсы, возможность их перенаправить на основную деятельность. Повышая эффективность предприятия.
  • Вы перекладываете риски ошибок в делегированных услугах на исполнителя. Все взыскания из-за не соблюдения сроков или норм, по договору оплачивает аутсорсер.

Минус

  • Дистанционное общение с бухгалтером. Не очень удобно контролировать ведение отчетности и решение возникающих вопросов, поскольку специалист работает удаленно. Физические встречи происходят по графику.
  • Специалисты нанятой организации могут плохо разбираться в особенностях производственных процессов вашего бизнеса. Придется наладить процесс взаимодействия с компанией-аутсорсером и уделять этому какое-то время, а то и выделить для этого специального сотрудника.
  • Необходимо время для поиска надежного подрядчика и организации с ним продуктивного взаимодействия. Высококачественное обслуживание возможно только при сотрудничестве с надежной фирмой-аутсорсером, найти которую не очень легко.
  • Сложность в правильной оценке объема планируемых работ на долгий период.

Вывод

Подведем итоги. Аутсорсинг бухгалтерских услуг активно развивается в нашей стране. При четкой оценке вашего бизнеса и правильном подходе он поможет сэкономить немало средств, и даст вам дополнительную возможность сосредоточить все усилия на основной деятельности.

Он стал востребованным в мировом бизнесе. В России предприниматели так же поняли выгоду и все чаше применяют его, оптимизируя бизнес-процессы. Бизнесменов привлекает польза при правильном оформлении договора. Они снимают с себя большое количество проблем, перекладывая их на фирму исполнителя. Появляется возможность перенаправить освободившиеся ресурсы на основную деятельность и развитие компании.

Для людей только делающих первые шаги в предпринимательстве, делегирование бухгалтерии неоценимо.

Summary
Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы, минусы, как выбрать компанию
Article Name
Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы, минусы, как выбрать компанию
Description
Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг - Описание понятия, плюсы и минусы, каких видов бывает, как выбрать компанию, полезные советы.
Author
Publisher Name
Mos-Business
Publisher Logo