Аутсорсинг – что это простыми словами, цель, виды, преимущества и примеры

Аутсорсинг

Многие бизнесмены и руководители фирм уже используют аутсорсинг, оценив его преимущества. Постараюсь доступно рассказать об этом понятии, раскрыв все нюансы процессов. Информация будет полезна, для тех, кто начал свой бизнес и стремится к сокращению издержек, оптимизируя бизнес-процессы.
Приступим!

Понятие и цель аутсорсинга

Аутсорсинг – передача непрофильных или дорогостоящих задач, сторонним фирмам специализирующихся на них. Применяется для поднятия качества работы, экономии средств на уменьшении штата, освобождения от непрофильных функций.

Упрощённое описание простыми словами: предприятие перекладывает свои задачи, на другие специализированные компании. (Простой пример: делегирование доставки корреспонденции и документов на стороннею курьерскую службу).

Любой руководитель старается организовать деятельность во всех сферах своего бизнеса максимально качественно и рационально. Реалии не всегда позволяют добиться этого по многим факторам, в том числе финансовым. Нанять в штат высококвалифицированных специалистов на второстепенные направления могут только крупные корпорации.

Правильное применение делегирования повысит прибыль, улучшит качество и ускорит их выполнение задач. Даже транснациональные гиганты применяют делегирование функций, для концентрации сил и средств на основное направление деятельности.

Цели достигаемые при привлечении сторонних компаний:

  • Нехватка средств для содержания нужной, но не второстепенной службы, например охрана или программист.
  • Расходы на сотрудников превышают, аутсорсинг при равном качестве.
  • Малый бизнес, нет смысла содержать в штате некоторые службы, например бухгалтерия.
На заметку: Аутсорсинг это долгосрочное делегирование части дел, краткосрочные и разовые выполнения работ не являются им.

Главные характеристики аутсорсинга:

  1. заключается договор с условиями и необходимыми обязанностями при передаче функций;
  2. передаются только второстепенные дела, бухгалтерия, реклама, IT-задачи, транспортные услуги, обслуживание оборудования;
  3. срок сотрудничества не меньше года.

Примеры для наглядности

№1. Небольшой фирме арендующий офис из 4 помещений не выгодно содержать уборщицу на постоянной заработной плате. Фирма заключает договор с клининговой компанией на уборку три раза в неделю. Оговариваются, какие виды работ будут производиться.

После этого в оговоренные дни при любых обстоятельствах будут приезжать сотрудники, и выполнять уборку офиса. Этим снимаются проблемы не выхода уборщицы по болезни, оплаты больничного и других проблем возникающих при работе нанятого в штат персонала.

№2. В компании есть бухгалтерия из нескольких сотрудников занимающимися финансовыми отношениями с партнерами. Но оплату налогов и подготовку документов перекладывают на другую независимую бухгалтерскую фирму с более профессиональными специалистами в сфере налогов. Это случай частичного аутсорсинга.

№3. Для подбора новых специалистов в крупной корпорации у начальника отдела, нет свободного времени, поиск и проведение собеседований с претендентами принесет убытки. Что бы ни останавливать работу целого подразделения, задачу передают на аутсорсинг агентству по подбору персонала. Достаточно указать должность, зарплату и набор знаний и навыков, агентство возьмет на себя все процессы подбора и проверки соискателей.

Виды аутсорсинга

Популярные виды аутсорсинга

Бухгалтерский – к нему относится бухгалтерские и аудиторские услуги, банковские проводки, расчет заработной платы, подготовка документов для налоговой инспекции. Содержать собственный бухгалтерский отдел дорого — программы, офис, постоянное изменение законов. Постоянно нужно руку держать на пульсе, ошибки и некомпетентность могут быть уголовно наказуемы, не говоря об огромных штрафах.

В организации занимающейся одним направление всегда отслеживают все изменения. Профессионализм специалистов выше, чем в средних не специализированных компаниях.

Кадровый – подбор персонала, отслеживание эффективности сотрудников, выполнение всех обязанностей отдела кадров. На малых предприятиях это поручают по совместительству специалистам других профессий, не имеющих должного опыта. Ввиду занятости основной деятельностью дополнительные, вторичные обязанности откладываются или выполняются из рук вон плохо из-за не хватки времени. При расширении или реорганизации оптимальный выход это аутсорсинг.

Юридический – осуществляет оформление и подготовку документов и договоров в надлежащем виде, представление компании в суде, производят юридическую проверку клиентов, партнёров. В большей части малого и среднего бизнеса это основная головная боль предпринимателей. Из-за дороговизны содержания собственного юридического отдела, а так же необходимости в специалистах для разных ситуаций. Все больше бизнесменов отдают его на аутсорсинг юридическим фирмам.

IT аутсорсинг — популярное направление в наш компьютерный век. Передают обязанности связанные с обслуживанием компьютеров, серверов, устранением неисправностей, контроль безопасности локальных сетей, разработка и усовершенствование программного обеспечения.

Штатом программистов, системных администраторов могут похвастаться только крупные компании. Остальным приходится ограничиваться своими силами с мелкими проблемами, а для крупных нанимать специалистов со стороны (например, настройка и обновление 1с). Для таких целей заключают договора с фирмами на обслуживание.

Охранный – занимается обеспечением физической и технической безопасностью предприятия. Мало кому нужно иметь собственную многочисленную охрану, так как вид деятельно лицензированный, приходится обращаться в охранные агентства для организации безопасности.

Клининговый – производит регулярную уборку любых помещений и прилегающей территории. Кто-то справляется своими силами. На больших предприятиях стоит выбор набрать в штат уборщиц и дворников, либо отдать это сторонней фирме.

Логистический – управляет поставками товаров, отслеживанием сроков отгрузки, маршрутов.

Маркетинговый – проведение опросов населения, исследование ранка, реклама, выбор оптимального входа на новый рынок. Чаще используют частично, ввиду большой стоимости услуг.

Так же он различается по объему делегированных работ.
Чаще всего разделяют на два основных вида:

  • Частичный – подрядчику отдается часть работы из направления предприятия (пример: только налоги, а не все бухгалтерские обязанности);
  • Полный – полная передача определенной деятельности.

Оценка и контроль аутсорсинга

Как оценить эффективность аутсорсинга

Беспокойство за качество предоставляемых услуг естественно – вы не только можете, а обязаны периодически проверять результаты и профессионализм работы. Об этом стоит задуматься до заключения договора, именно в нем должна быть прописана вся предоставляемая отчетность и другие способы аудита их деятельности.

При возможности проверки, аутсорсер с меньшей вероятностью будет нарушать свои обязательства.

При оформлении договора рекомендуется придерживаться следующих правил:

  • По пунктам распишите перечень услуг, которые вы передаете в аутсорсинговую компанию;
  • Обозначьте минимальную квалификацию и опыт сотрудников;
  • Точные сроки выполнения или периодичность;
  • Укажите требуемый объем;
  • Пропишите тарифный план, способ оплаты, периодичность и даты оплаты;
  • Обязательно обозначьте штрафы за невыполнение;
  • Добейтесь внести в договор пункт о неразглашении конфиденциальных данных;
  • Укажите период действия контракта с точной датой окончания действия и условия досрочного расторжения с обеих сторон.

Преимущества аутсорсинга и его подводные камни

Аутсорсинг стремительно набирает популярность в мире. Преимущества его использования видны невооружённым взглядом. Но как любая вид работы он обладает и негативными сторонами, которые стоит учитывать. Давайте разберем обе стороны передачи части обязанностей третьим лицам.

Плюсы аутсорсинга

  • Освобождение персонала и ресурсов для фокусирования на основную деятельность, основная цель достигается быстрее без отвлечения на дополнительные обязанности.
  • Получение более квалифицированных услуг. Из-за узко направленности аутсорсинговой компании, работу проводят профильные специалисты.
  • Снижение налоговых отчислений. Налоги сотрудников компании не относятся к заказчику, поэтому и платить их не требуется.
  • Гарантия. При грамотно составленном договоре с четко прописанными сроками и обязательствами, то несоблюдение их наказывается штрафами или расторжением с возвратом оплаты.
  • Экономия на заработной плате. Заказчик оплачивает аутсорсинговой фирме выполнение определенного объема работ, а не за количество сотрудников. К тому же не надо оплачивать больничные и отпуска.

Минусы аутсорсинга

  • Строгие условия договора лишают гибкости в сотрудничестве, изменять перечень услуг или условий трудно, так как придется вести переговоры, изменится после перерасчета стоимость, возможен отказ.
  • Раскрытие данных компании и коммерческих тайн сторонним людям, возможна продажи секретов конкурентам.
  • Нанятая фирма может не справится с обязанностями и подвести, при этом возникнут простои, несущие за собой убытки. Даже при возврате оплаты за услуги через суд, потерянное время приносит убытки.

Вывод

Решение о передачи на аутсорсинг части дел решение индивидуальное. При правильном оформлении, контроле способствует эффективности и развитию предприятия. Передав непрофильные дела компании, вы сможете сосредоточить персонал на главных задачах (расширение, увеличение прибыли, новые рынки сбыта). Но возможны неудачи ввиду непрофессионализма подрядчика.

Главная проблема, это выбор компании. Не стоит торопиться в выборе фирмы, изучите отзывы и условия работы. Начинайте с частичного делегирования тех направлений, которые принесут минимум потерь при их некачественном исполнении. Не забывайте о контроле и аутсорсинг упростит вашу работу и повысит результаты.

Summary
Аутсорсинг – что это простыми словами, цель, виды, преимущества и примеры
Article Name
Аутсорсинг – что это простыми словами, цель, виды, преимущества и примеры
Description
Аутсорсинг – передача непрофильных или дорогостоящих задач, сторонним фирмам специализирующихся на них. Многие бизнесмены и руководители фирм уже используют аутсорсинг, оценив его преимущества. Давайте разберемся во всех нюансах этого процесса и разложим все по полочкам.
Author
Publisher Name
Mos-Business
Publisher Logo